VIERA LABS / HƯỚNG DẪN THỰC TẾ
Hóa đơn ghi 12, kho nhận 10: cần kiểm tra những gì?
Cách đối chiếu đơn mua hàng, hóa đơn nhà cung cấp và chứng từ nhận hàng theo SKU, đồng thời giữ bằng chứng để trao đổi với nhà cung cấp.
Hóa đơn và chứng từ nhận hàng có thể đều trông hợp lý khi xem riêng. Vấn đề chỉ xuất hiện khi chúng không khớp. Trước khi quyết định thanh toán hoặc yêu cầu sửa hồ sơ, hãy đặt các chứng từ cạnh nhau.
Bắt đầu từ ba hồ sơ
Tập hợp đơn mua hàng, hóa đơn nhà cung cấp và chứng từ nhận hàng. Xác nhận nhà cung cấp, mã chứng từ và lần giao hàng thuộc cùng giao dịch. Giao hàng một phần có thể giải thích chênh lệch; không nên âm thầm coi đó là lần nhận đủ.
Đối chiếu mã sản phẩm và đơn vị tính trước khi so tổng tiền. Một thùng không tương đương một sản phẩm đơn lẻ. Nếu mã khác nhau, cần xác minh cách ánh xạ thay vì đoán theo mô tả.
Tách chênh lệch số lượng khỏi đơn giá
Ví dụ minh họa: kho ghi nhận 10 đơn vị nhưng hóa đơn tính 12. Với đơn giá đã thống nhất là 10 USD, hai đơn vị thêm vào tương ứng 20 USD cần được giải thích. Đây là ví dụ, không phải kết quả của khách hàng hoặc cam kết thu hồi tiền.
Sau đó kiểm tra đơn giá riêng. Số lượng khớp không có nghĩa đơn giá khác nhau là đúng. Giữ lại các dòng nguồn để người tiếp nhận có thể hiểu vấn đề mà không phải dựng lại bảng tính.
Giữ kết quả kiểm tra cùng bằng chứng
Ghi rõ SKU cần xem xét, nội dung chênh lệch và chứng từ hỗ trợ. Lưu báo cáo để đồng nghiệp hoặc nhà cung cấp theo dõi. Kết quả đối chiếu hỗ trợ con người quyết định, không tự xác định khoản phải trả.
Viera PO Audit do Viera Labs phát triển cho quy trình này. Ứng dụng đối chiếu dữ liệu đơn mua hàng, hóa đơn và nhận hàng được hỗ trợ theo SKU; hiển thị chênh lệch số lượng, đơn giá và trạng thái HOLD/OK; lưu báo cáo và xuất CSV hoặc bản in. HOLD là trạng thái cần xem xét: ứng dụng không tự chặn thanh toán hoặc sửa tồn kho.
Xem quy trình
Xem Viera PO Audit · 2:51 · Thuyết minh tiếng Anh ↗
Ví dụ minh họa và dữ liệu trình diễn sản phẩm riêng, không phải kết quả khách hàng.
Viera PO Audit của Viera Labs
19 USD/tháng hoặc 190 USD/năm. Kiểm tra listing chính thức trước khi đăng ký.